Ordner

Die Ordner im Dateisystem werden vom Genehmigungsmanager verwaltet, es ist nicht möglich gezielt Ordner zu erstellen, diese umzubennenen oder zu löschen.

Ordner werden in 3 Kategorien unterteilt:

• Objekt Gebunden
  Diese Ordner haben eine Gelbe farbe, sie sind an eine Betriebsstätte, Genehmigung, oder Nebenbestimmung gebunden.
• Kategorie Ordner
  Diese Ordner haben einen Blau ton, sie dienen der weiteren und genaueren Unterteilung von Dokumenten, diese werden automatisch erstellt, sobald ein Dokument der entsprechenden Kategorie zugeteilt wird.
• Spezial Ordner
  Diese Ordner sie sind an kein Objekt gebunden und erfüllen eine besondere funktion.

Spezial Ordner

Das Dateisystem kennt momentan 3 Spezial Ordner, den Papierkorb, den Upload Ordner, so wie Erledigungsvermerke.

• Erledigungsvermerke
  Dieser Ordner entspricht in der Funktion einem Kategorien Ordner, Dokumente die als Anhang zu einer Erledigung hochgeladen werden, werden automatisch diesem Ordner zugeteilt.

• Papierkorb Dokumente die im System gelöscht werden, werden als erstes in den Papierkorb verschoben, Dokumente die aus dem Papierkorb gelöscht werden, werden entgültig aus dem System gelöscht.

• Upload
  Der Upload Ordner dient primär als Zwischenspeicher für Dokumente, jeder mit Schreib oder Verwaltungsrechten im System kann in diesem Ordner Dokumente hochladen. Dokumente die hier hochgelande werden, können über ein gesondertes Menü weiterverarbeit werden, und somit an die entsprechenden Objekte geknüpft werden. Hierdurch kann zum Beispiel das Sekretariat Eingangspost hochladen und die Betriebsleiter können diese Dokumente den Relevanten Betrieben oder Genehmigungen zuordnen.