Struktur des Genehmigungsmanagers

In dieser Ansicht sehen Sie die wichtigsten Nutzergruppen des Genehmigungsmanagers:

1. Die Gruppe der Administratoren pflegt einmalig die Daten ein und übernimmt damit das System-Setup. Anschließend sind sie verantwortlich für die Nutzerverwaltung und laden die wichtigsten Dokumente hoch. Danach überwachen sie nur noch das System.

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Meistens sind die Administratoren die Mitarbeiter im Unternehmen, die vorher das Genehmigungskataster verwaltet haben. Das Ziel ist es, hier die Arbeit zu delegieren.

2. Die zweite wichtige Gruppe sind die Betriebsleiter. Sie sind zunächst verantwortlich für den sogenannten Erledigungsvermerk. Das bedeutet: Bei offenen Nebenbestimmungen werden sie informiert und müssen einen Erledigungsvermerk setzen, sobald die Nebenbestimmung erledigt wurde. Die Betriebsleiter werden so lange weiter informiert, bis sie ihren Erledigungsvermerk vorgenommen haben. Andernfalls wird der Administrator automatisch benachrichtigt, dass er nachhaken muss. Alle diese Abläufe erfolgen automatisch.

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Im ersten Schritt sind also die Betriebsleiter verantwortlich für die Erledigungsvermerke von offenen Nebenbestimmungen. Damit nicht alle Arbeit bei den Betriebsleitern anfällt, können im System Sonderbearbeiter definiert werden, die dann hier weitere Aufgaben übernehmen.

3. Die Gruppe der Geschäftsleitung, Qualitätsmanager und weiterer Verantwortlicher hat eine Kontrollfunktion. Sie können im System keine Erledigungsvermerke setzen, sondern sind in erster Linie dafür zuständig, das System zu überwachen.

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Diese Funktion ist zentral für Audits und das Regierungspräsidium, um hier eine lückenlose Ergebniskontrolle der Auflagen darzustellen.